Điểm đặt hàng lại là gì?
Điểm đặt hàng lại (ROP – Reorder Point) là mức tồn kho mà tại đó bạn nên đặt đơn hàng mới, để lô hàng mới về kịp ngay trước khi hàng cũ cạn. Đặt hàng đúng thời điểm giúp bạn tránh được tình trạng hết hàng gây thiệt hại, đồng thời không phải ôm quá nhiều hàng làm đọng vốn. Điểm đặt hàng lại kết hợp giữa lượng nhu cầu dự kiến trong suốt thời gian nhà cung cấp giao hàng và một khoản dự phòng an toàn để phòng khi nhu cầu tăng đột biến hoặc giao hàng bị trễ.
Cách sử dụng công cụ này
Bạn chỉ cần nhập ba thông số: mức tiêu thụ trung bình mỗi ngày (số lượng sản phẩm bạn bán hoặc dùng hết trong một ngày), thời gian giao hàng tính bằng ngày (khoảng thời gian từ lúc đặt hàng đến lúc nhận được hàng), và tồn kho an toàn (lượng hàng dự phòng bạn luôn giữ trong kho). Công cụ sẽ lập tức cho ra điểm đặt hàng lại theo đơn vị sản phẩm, kèm theo chi tiết phần nhu cầu trong thời gian giao hàng và phần tồn kho an toàn.
Giải thích công thức
Điểm đặt hàng lại được tính như sau:
$$\text{ROP} = (\text{Mức tiêu thụ trung bình mỗi ngày} \times \text{Thời gian giao hàng}) + \text{Tồn kho an toàn}$$Vế đầu tiên, mức tiêu thụ × thời gian giao hàng, chính là "nhu cầu trong thời gian giao hàng" — tức lượng hàng bạn dự kiến sẽ dùng hết trong lúc chờ lô hàng mới về. Cộng thêm tồn kho an toàn sẽ tạo ra một biên độ dự phòng, để những biến động về nhu cầu hay sự chậm trễ trong giao hàng không khiến bạn rơi vào cảnh hết sạch hàng.
Ví dụ minh họa
Giả sử một cửa hàng bán được 50 sản phẩm mỗi ngày, nhà cung cấp mất 7 ngày để giao hàng, và chủ cửa hàng luôn giữ 100 sản phẩm làm tồn kho an toàn. Nhu cầu trong thời gian giao hàng là \(50 \times 7 = 350\) sản phẩm. Cộng thêm 100 sản phẩm tồn kho an toàn, ta có điểm đặt hàng lại là 450 sản phẩm. Khi tồn kho giảm xuống còn 450 sản phẩm, đó là lúc cần đặt đơn hàng mới.
Câu hỏi thường gặp
Tôi có cần tồn kho an toàn không? Nếu nhu cầu và thời gian giao hàng của bạn hoàn toàn ổn định, bạn có thể để bằng không. Tuy nhiên, hầu hết doanh nghiệp đều giữ một lượng tồn kho an toàn nhất định để hấp thụ những yếu tố bất định.
Tôi nên dùng đơn vị nào? Hãy dùng nhất quán cùng một đơn vị (ví dụ: sản phẩm lẻ hoặc theo thùng) cho cả mức tiêu thụ và tồn kho an toàn; riêng thời gian giao hàng luôn tính bằng ngày.
Làm sao tính được mức tiêu thụ trung bình mỗi ngày? Lấy tổng số sản phẩm đã dùng trong một khoảng thời gian chia cho số ngày trong khoảng đó, nên ưu tiên dùng dữ liệu gần đây và mang tính đại diện.
